Ανάπτυξη/Επικαιροποίηση Πολιτικών και Διαδικασιών Ανθρώπινου Δυναμικού

Η ανάπτυξη των πολιτικών και των διαδικασιών του ανθρώπινου δυναμικού είναι μια στρατηγική και συστηματική διαδικασία που διασφαλίζει ότι η λειτουργία του ανθρώπινου δυναμικού είναι ευθυγραμμισμένη με το όραμα του οργανισμού, το επιχειρηματικό σχέδιο, το νομικό πλαίσιο καθώς και τις βέλτιστες πρακτικές που εφαρμόζονται και παρουσιάζονται διεθνώς.

Οι πολιτικές και διαδικασίες του ανθρώπινου δυναμικού:

1. 1. Προάγουν τη διαφάνεια και τη δικαιοσύνη, διότι διασφαλίζουν ότι το σύνολο των εργαζομένων αντιμετωπίζεται ισότιμα και δίκαια σε θέματα προσλήψεων, αξιολογήσεων, αμοιβών, ανάπτυξης κλπ. προασπίζοντας έτσι το σεβασμό, τη συλλογικότητα, την αλληλεγγύη και την εργασιακή ειρήνη.
   2. Συμβάλλουν στη διαμόρφωση μιας ηθικά υπεύθυνης και νομικά συμμορφωμένης επιχείρησης, προστατεύοντάς τη από νομικά ζητήματα που εγείρουν οικονομικές ζημίες, δυσφήμηση και εσωτερική αναστάτωση.
   3. Βελτιώνουν την αποδοτικότητα του οργανισμού διότι, εξορθολογίζοντας το περιεχόμενο και την ουσία των ζητούμενων πρακτικών (π.χ. επιλογή, πρόσληψη, διοίκηση της απόδοσης, διαχείριση των εντάσεων κλπ.), τις βελτιώνουν χρονικά και κοστολογικά και επιτρέπουν στα άτομα να εστιάζουν στους στρατηγικούς στόχους έναντι των καθημερινών θεμάτων.
   4. Συνεισφέρουν στην ευθυγράμμιση της οργανωσιακής κουλτούρας με τη στρατηγική της επιχείρησης. Στις στρατηγικά ευθυγραμμισμένες πολιτικές και διαδικασίες καταγράφονται οι επιθυμητές συμπεριφορές και οι τρόποι δράσης των εργαζομένων που αντιπροσωπεύουν τις αξίες του εργασιακού περιβάλλοντος και συμβάλλουν στην επίτευξη του οράματος και της αποστολής του οργανισμού. Αποτελούν στο σύνολό τους μια πυξίδα που δείχνει πάντα το όραμα και καθοδηγεί τα άτομα πώς να το βιώνουν καθημερινά ενισχύοντας έτσι την εταιρική κουλτούρα.
   5. Αυξάνουν την ικανοποίηση και τη δέσμευση των εργαζομένων διότι το ανθρώπινο δυναμικό αισθάνεται ότι συμμετέχει, διαμορφώνει το περιβάλλον εργασίας του και λαμβάνει υποστήριξη. Η ικανοποίηση των εργαζομένων είναι αλληλένδετη με την ικανοποίηση των πελατών και άρρηκτα συνδεδεμένη με τη βιωσιμότητα της επιχείρησης.
   6. Ενισχύουν την ανθεκτικότητα του οργανισμού να διαχειρίζεται τις αλλαγές, να ενσωματώνει τα νέα δεδομένα και να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Ένας ευέλικτος σχεδιασμός, ως προϋπόθεση στην κατάρτιση των πολιτικών και διαδικασιών βοηθά την αντοχή στις διακυμάνσεις, τη διατήρηση του ελέγχου και μακροπρόθεσμα τη σταθερότητα στην εταιρική διακυβέρνηση.

Μεθοδολογία

Η ανάπτυξη των πολιτικών και διαδικασιών συνήθως ακολουθεί την αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης που πραγματοποιείται μέσω της διάγνωσης, εφόσον υπάρχει κάποιας μορφής υφιστάμενη δομή. Σε κάθε περίπτωση όμως, είτε απουσιάζει το οργανωμένο πλαίσιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, είτε χρειάζεται αναθεώρηση και επικαιροποίηση, η ανάπτυξη των πολιτικών και διαδικασιών περιλαμβάνει τα εξής στάδια:

1. 1. Ανάλυση αναγκών. Το πρώτο βήμα είναι η αναγνώριση των αναγκών του οργανισμού σε σχέση με τη λειτουργία της διοίκησης ανθρώπινου δυναμικού, και ο προσδιορισμός των στόχων της λειτουργίας και των διαδικασιών της ώστε να εξυπηρετεί αυτές τις ανάγκες και να καθίσταται ισάξια των υπολοίπων επιχειρησιακών μονάδων. Επομένως, μετά τη διάγνωση και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης, αποτυπώνονται οι περιοχές που χρήζουν εξειδικευμένη διαχείριση, είτε αποτελούν προκλήσεις, είτε άπτονται της καθημερινής ρουτίνας.
   2. Ευθυγράμμιση και συμμόρφωση των πολιτικών και διαδικασιών υπό διαμόρφωση με την Ελληνική και Ευρωπαϊκή εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία καθώς και με τις απαιτήσεις που απορρέουν από το νομικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων (GDPR).
   3. Ανάπτυξη κατανοητών, μετρήσιμων και εφαρμοστέων πολιτικών και διαδικασιών ανά τομέα (π.χ. επιλογή και πρόσληψη, διοίκηση της απόδοσης, εκπαίδευση και ανάπτυξη, διαφορετικότητα, ισότητα και συμπερίληψη κλπ.) οι οποίες περιλαμβάνουν καθορισμένες διεργασίες, συνέργειες, ρόλους, υπεύθυνους και οδηγίες εφαρμογής. Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες αντιπροσωπεύουν τις ανάγκες του οργανισμού, ατομικά και στρατηγικά, είναι σημαντικό να εμπλακούν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (διοίκηση, διευθυντές, επικεφαλής τμημάτων, εργαζόμενοι και εκπρόσωποι εργαζομένων) μέσα από κύκλους συζητήσεων. Με αυτό τον τρόπο, όταν διαμορφωθούν και ανακοινωθούν οι πολιτικές και οι διαδικασίες, θα γίνουν αποδεκτές χωρίς ενστάσεις και θα υιοθετηθούν ταχύτερα.
   4. Δοκιμή και πιλοτική εφαρμογή σε τμήματα ή ομάδες, πριν την πλήρη υλοποίηση τους, ώστε να δοθεί χώρος για ανατροφοδότηση, να εντοπιστούν τυχόν παραλείψεις ή ασυμφωνίες και να γίνουν ανάλογες προσαρμογές.
   5. Επικοινωνία, καθοδήγηση και εκπαίδευση των εργαζομένων μέσω ενημερωτικού υλικού, ανακοινώσεων, παρουσιάσεων, τακτικών συναντήσεων, και εργαστηρίων βιωματικού χαρακτήρα.
   6. Παρακολούθηση και συνεχής βελτίωση. Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση των πολιτικών και διαδικασιών ως προς τους αρχικούς στόχους και τα προσδοκόμενα αποτελέσματα. Αξίζει να σημειωθεί ότι η ανάπτυξη των πολιτικών και των διαδικασιών του ανθρώπινου δυναμικού είναι μια δυναμική διεργασία που χρειάζεται συστηματική παρακολούθηση και τακτικές αναθεωρήσεις καθώς οι οργανισμοί είναι ζωντανά στοιχεία ενός διαρκώς μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος που παράγει νέες ανάγκες και αναζητά νέες λύσεις.