Η οργανωσιακή δομή μιας επιχείρησης είναι το σύστημα που καθορίζει πώς οργανώνονται οι ρόλοι, οι ευθύνες, οι διαδικασίες και η επικοινωνία μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων ενός οργανισμού. Στόχος κάθε οργανωσιακής δομής είναι η βέλτιστη ροή των εργασιών για την επίτευξη του επιχειρηματικού σχεδίου μιας επιχείρησης ή την αποστολή του οργανισμού.
Σχηματικά, η οργανωσιακή δομή απεικονίζεται μέσω του οργανογράμματος το οποίο αναπαριστά τη διάρθρωση της επιχείρησης σε σχέση με τις επιμέρους λειτουργίες ή/και τμήματα, τους ρόλους και τις αρμοδιότητες, την ιεραρχία και τη λήψη αποφάσεων, καθώς και τη ροή της πληροφορίας. Η ορθή αποτύπωση ενός οργανογράμματος αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο για την επικοινωνία των εργαζομένων όπως προσδιορίζεται από την επαγγελματική τους ιδιότητα.
Η αρχιτεκτονική μιας οργανωσιακής δομής βασίζεται στο περιβάλλον (εσωτερικό και εξωτερικό), στη στρατηγική της επιχείρησης, στην τεχνολογία/μέσα παραγωγής, και στους ανθρώπινους πόρους. Επί παραδείγματι, σε μεταβαλλόμενα περιβάλλοντα οι δομές τείνουν να είναι πιο ευέλικτες και τα κέντρα λήψης αποφάσεων αποκεντρωμένα. Σε μια στρατηγική ηγεσίας κόστους ενδεχομένως να χρειάζεται μια τυποποιημένη δομή, γεγονός που ισχύει κι όταν τα μέσα παραγωγής είναι τυποποιημένα (τεχνολογία μαζικής παραγωγής). Τέλος, σε ομάδες με εξειδικευμένες δεξιότητες (παραγωγή λογισμικού) παρατηρούνται ευέλικτες οργανωτικές δομές ώστε να απελευθερώνεται η δημιουργικότητα των ατόμων.
Ο σχεδιασμός των θέσεων εργασίας είναι μια ουσιαστική και συλλογική διαδικασία που στοχεύει στη βελτίωση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού και παραδοσιακά επιτυγχάνεται μέσω μεθόδων όπως: η διεύρυνση καθηκόντων (job enlargement), ο εμπλουτισμός (job enrichment), η εναλλαγή (job rotation), η απλοποίηση (job simplification), ο σχεδιασμός με αυτονομία (autonomous job design), με ομαδική εργασία (team-based job design), με ευελιξία (flexible job design), με βάση τις δεξιότητες (skill-based job design), αλλά και κάθε προσέγγιση που προκύπτει συνδυαστικά από τα παραπάνω. Η επιλογή της μεθόδου εφαρμογής εξαρτάται από τα προσδοκόμενα για τον οργανισμό αποτελέσματα, και προϋποθέτει την ανάλυση της θέσης εργασίας και την έγκαιρη εισαγωγή της διαχείρισης αλλαγών.
Ο προσεκτικός σχεδιασμός των θέσεων εργασίας έχει πολλαπλά οφέλη:
- Αυξάνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων διότι επιτρέπει την καλύτερη κατανομή των πόρων (χρόνου, μέσων και ανθρώπινου δυναμικού), καθώς οι θέσεις εργασίας οριοθετούνται από σαφείς ευθύνες και βέλτιστα κατανεμημένες αρμοδιότητες.
- Συντελεί στην αποδοτικότητα του οργανισμού διότι ο καταμερισμός εργασίας ευνοεί την εύρυθμη ροή των ενεργειών και τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών.
- Βελτιώνει την ικανοποίηση των εργαζομένων διότι τα άτομα αισθάνονται ότι οι γνώσεις, οι ικανότητες, οι δεξιότητες και η εμπειρία τους αξιοποιούνται κατάλληλα. Ανάλογα με την επιλογή του σχεδιασμού, μπορεί να προωθούνται ποιότητες όπως η αυτονομία ή η δημιουργικότητα, η καινοτομία, η ομαδοσυνεργατικότητα, η επίλυση προβλημάτων κλπ. Έτσι ενισχύεται η αυτοπεποίθησή τους, η αίσθηση του ελέγχου και της ευθύνης με αποτέλεσμα το αυξημένο αίσθημα πληρότητας έναντι της απογοήτευσης και του μαρασμού.
- Αναπτύσσει το ανθρώπινο δυναμικό/ταλέντο του οργανισμού καθώς εντοπίζει τα τυπικά προσόντα αλλά και τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε θέση, ώστε να προτείνονται τα κατάλληλα προγράμματα εκπαίδευσης και κατάρτισης των εργαζομένων για την προσωπική και επαγγελματική τους εξέλιξη.
- Ενισχύει την ευημερία και την ευεξία (wellbeing) των εργαζομένων διότι μειώνεται η υπερφόρτωση, η απραξία, η σύγχυση, η ένταση, η εκμετάλλευση, η εργασιακή κόπωση καταστάσεις που συνήθως οδηγούν σε απόσυρση, ιδρυματισμό, δυσπραγία, σύγκρουση ή και αποχώρηση.
- Ενισχύει την ομαδικότητα, τη συλλογικότητα και την αλληλεγγύη διότι προωθεί την αρμονική συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων και των λειτουργιών του οργανισμού.
